El profesor Steven G. Rogelberg, autor de La sorprendente ciencia de las reuniones (Editorial Tébar Flores), ha realizado entrevistas a más de 10.000 trabajadores de todos los sectores, durante 15 años, para saber cómo deben ser las reuniones para ser eficaces y productivas y no frustrantes, inútiles y tediosas. 

¿Qué es una mala reunión y cuánto dinero se pierde por ello? 

El mejor dato que he visto sobre el coste de las reuniones, procede de los análisis de Elise Keith y estiman el coste de las reuniones en Estados Unidos en 1.4 billones de dólares gastados por año.Y es cierto que un buen porcentaje de esas reuniones se consideran malas reuniones. Según una de las encuestas citadas en mi libro, el 70% de los trabajadores a nivel mundial indicaban que sus reuniones no eran productivas. Otra revelaba que "demasiadas reuniones" era el factor número uno de malgasto de tiempo en la oficina. Y en otra, el 90% de las personas admiten soñar despierto durante las reuniones y el 73% hacer otro trabajo.

Una mala reunión es cualquier reunión que es un malgasto del tiempo para el participante. Puede ser por ser convocado a una reunión que no le es relevante, o es demasiado frecuente, que no tiene un propósito claro, o donde unos pocos dominan la conversación, para dar unos ejemplos.

¿Cómo se consigue una buena reunión, que sea efectiva?

A grandes rasgos, existe toda una serie de actividades para lograr que nuestras reuniones sean más efectivas. Entre ellas, por mencionar algunas, la investigación científica confirma la importancia de la definición de un propósito claro, la creación de una agenda consensuada que logra el propósito, y el convocar solo a los participantes necesarios (manteniendo al tanto a los otros interesados pero no críticos para la reunión).

"La reunión debe tener un propósito claro y se debe convocar tan solo a los participantes necesarios"

Otras oportunidades que apoya la ciencia es la reducción de tiempo, mantener una reunión de pie o tener una reunión-paseo. También, la utilización de horarios curiosos para minimizar la impuntualidad, y la involucración de los participantes de diversas maneras – asignación de roles, feedback, fomentar activamente la participación y mantener una energía positiva desde el principio de la reunión. Incluso el uso del silencio.

Soy partidario de buscar más allá de las recomendaciones rápidas, y afrontar de forma integral la creación de una cultura de buenas reuniones.

¿Cuánto tiempo deben durar como mínimo y como máximo para que sean productivas? 

No hay una duración idónea, depende del buen o mal uso que hagamos del tiempo y del propósito de quien la convoca. Puede durar una hora o dos horas... pero los participantes necesitan saber que hay una buena razón detrás. Es fundamental que siempre exista un propósito, algo que no siempre ocurre.

Lo más innovador son reuniones de 15 minutos, que fuerzan al líder a ser claro en su propósito y a los participantes a estar preparados y enfocados.

¿El liderazgo para dirigir una reunión es innato a algunos jefes o se aprende? 

La evidencia demuestra que sobreestimamos nuestras habilidades. Las investigaciones científicas demuestran que los líderes casi siempre califican sus propias reuniones de manera más positiva que sus asistentes. Además, el 79% de los directivos creen que sus reuniones son muy productivas, mientras sólo el 56% dijo lo mismo acerca de las reuniones lideradas por otros. Clara evidencia de una actitud de "yo no soy el problema". Otro estudio encontró que los asistentes más activos son los que consideran las reuniones de forma más satisfactoria. ¿Y quién suele hablar más? El líder de la reunión.

A pesar de este punto ciego, resulta que más del 75% de los profesionales no reciben ninguna formación formal sobre liderazgo de reuniones. Con el dinero que gastan las empresas en las reuniones, puedo decir con confianza que no hay otra inversión de tal magnitud que se trate de una manera tan despreocupada; donde se asignan tan pocos recursos para valorar, evaluar y trabajar para mejorar.

¿Qué cualidades debe tener un buen líder? 

Recomiendo un liderazgo de servicio y una mentalidad de servidor para maximizar el talento colectivo, lo cual implica trabajar en la autoconciencia y en la mejora continua. Un líder con una mentalidad de servidor reconoce su responsabilidad única de hacer que la reunión sea un buen uso del tiempo. La reunión no se centra sobre lo que el líder siente personalmente que tiene valor; por el contrario, se trata de generar valor de una forma más amplia.

Cuando se trata de reuniones, hay señales que, si realmente observamos con cuidado, nos informan sobre la calidad de las reuniones y de nuestro liderazgo. ¿Están los asistentes usando sus teléfonos durante la reunión? ¿Están los asistentes participando en una serie de conversaciones paralelas? ¿Somos nosotros los que mayormente hablamos y los asistentes no participan activamente en la discusión? Estos son reflejos negativos de nuestro liderazgo de reuniones.

"Lo más innovador son reuniones de 15 minutos, ya que fuerzan al líder a ser claro en su propósito"

Dejando de lado esta exploración informal de señales, la mejor práctica para los líderes es evaluar periódicamente: una encuesta entregada a todos los asistentes. Estos datos aumentarán su autoconciencia como líder de reunión y le brindarán una imagen más precisa.

¿Cuál es el número ideal de asistentes? 

Cuanta más gente, más problemas. Las reuniones deberían ser lo menos numerosas posibles y cortas para hacerlas más efectivas. No hay un ‘número mágico’, aunque si quieres tener un debate realmente sano recomiendo no más de ocho personas.

Tener demasiados asistentes implica contar con demasiadas voces, asumir mayores desafíos logísticos y enfrentarse a la holgazanería social – cuando algunos se esconden detrás del esfuerzo de los demás.

En España suele haber interrupciones durante las reuniones. ¿Son perjudiciales? ¿Debe estructurarse un turno para preguntas o réplicas? 

Sin haber asistido a muchas reuniones en España, lo que puedo decir es que la escucha activa es un elemento clave en conseguir una reunión efectiva. Cuando las personas se sienten escuchadas y sus opiniones son tomadas en cuenta, sus niveles de compromiso son más elevados.

Entre las mejores prácticas de la escucha activa para los líderes de reuniones, se incluyen aclarar y resumir los asuntos, recopilar las aportaciones, asegurar que todos entiendan el proceso y el debate en cuestión, y prestar atención a las inquietudes subyacentes y ayudar a materializarlas de forma constructiva.

¿Una reunión debe tener un único propósito o puede tener varios?

Pueden ser varios propósitos, siempre que todos sean relevantes para los convocados, e idealmente que hayan sido acordados previamente. En general, es más efectivo tener un solo propósito y, ante la necesidad de afrontar múltiples propósitos, considerar la posibilidad de convocar reuniones separadas, manteniendo así las reuniones más reducidas y cortas.